Privacy voorwaarden CliniClowns App

Stichting CliniClowns houdt zich aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt en aan de gedragscodes van de Vereniging Fondsenwervende Instellingen (VFI). Ook hebben wij het keurmerk Erkenning van het CBF (toezichthouder van Goede Doelen) en volgen wij als lid van de branchevereniging voor Data Marketing (DDMA) de gedragscodes van deze organisatie. Omdat wij in de app veel persoonsgegevens opslaan, vinden wij het belangrijk om hier heel zorgvuldig mee om te gaan. En dat doen wij ook. In deze voorwaarden lees je hoe wij je gegevens beschermen.

Alle gegevens van de kinderen verwerken wij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De app downloaden

Als je de app gedownload hebt, kun je meteen filmpjes bekijken van de clowns. Om de app te gebruiken, moet er eerst een account aangemaakt worden. Hiervoor hebben wij toestemming van de ouder/verzorger of contactpersoon van de instelling nodig. Na het aanmaken van een account kan je kind of instelling op de app. Met een account kun je filmpjes bekijken, live videobellen en chatten met de clowns. Nadat er contact is geweest met de ouder/verzorger of instelling keuren wij het account goed en vullen wij de missende informatie in. Met een compleet account kan het kind ook met andere kinderen chatten die de app gebruiken. Deze chatfunctie kunnen wij in overleg uitzetten.

Welke gegevens leggen wij vast en waarom?

Als je de app downloadt, worden er nog geen gegevens van jou als gebruiker bij ons opgeslagen. Maak je een account aan voor je kind, dan vragen wij in eerste instantie om een gebruikersnaam, wachtwoord, e-mailadres en telefoonnummer van jou als ouder of verzorger. Maak je een account aan voor de instelling waar je werkt, dan vragen wij om gebruikersnaam, wachtwoord, e-mailadres en telefoonnummer van jou als contactpersoon. Bij het aanmaken van het account vragen wij je om akkoord te gaan met de privacyvoorwaarden zoals die hier beschreven worden. Je geeft hiermee toestemming aan CliniClowns om de persoonsgegevens te verwerken, zowel van jou als contactpersoon als van het kind of instelling dat de app gaat gebruiken. Na het aanmaken van het account word je als gebruiker tussentijds eraan herinnerd dat we meer informatie van je nodig hebben. Dit kan door middel van een e-mail of gaat telefonisch.

De onderstaande gegevens slaan wij op in onze database:

• Adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer van jou als contactpersoon. Deze data worden vastgelegd en gebruikt voor relatiebeheer. Op deze manier kunnen wij contact met je op nemen om je welkom te heten en de aanmelding compleet maken. Bovendien kunnen wij hiermee jouw vragen beantwoorden, je kind een kaartje sturen met zijn of haar verjaardag, je bereiken in het geval een gebruiker zich niet houdt aan de spelregels van de app of bijvoorbeeld een mailtje sturen met de vraag wat je ervaringen tot nu toe zijn met de app. Je kunt altijd aangeven dat je dit soort mailtjes niet meer wil ontvangen. 
• Informatie over het kind, zoals voor- en achternaam, telefoonnummer, geboortedatum en bijzondere persoonsgegevens zoals leeftijd, verstandelijke leeftijd van het kind en andere relevante informatie. In het geval van een instelling vragen wij om het niveau van de groep. Deze informatie is nodig voor de clown om het spel zo goed mogelijk te laten aansluiten op het niveau van het kind. Wij vragen je toestemming om deze gegevens voor dat doel te gebruiken. 
• Tijdens het gebruik van de app leggen wij de volgende gegevens vast: het IP-adres en het clickgedrag om het gebruik van de app te analyseren. Met deze analyses kunnen wij de app nog meer laten aansluiten op de behoeftes van de gebruiker. 
• Beelden en de chatgegevens van je kind of account van de instelling worden ook opgeslagen in de database. Wij monitoren het onderlinge contact tussen kinderen en clowns om een veilige omgeving te kunnen waarborgen, eventuele klachten te kunnen afhandelen en om de kwaliteit van het werk van de clowns te bewaken. Ook dit doen wij met jouw toestemming.

Wie kunnen de gegevens inzien?

Intern
Medewerkers van CliniClowns die verantwoordelijk zijn voor de app kunnen opgeslagen beelden en chats terugkijken.

Extern
De app is voor ons gebouwd door Robot Kittens, een Nederlands bedrijf. De videobeelden worden automatisch opgeslagen op de server bij Amazon, een bedrijf in Duitsland (Frankfurt). Ook de algemene gegevens en chatgeschiedenis worden opgeslagen op de server van Amazon. De app wordt continue verbeterd. Hiervoor werken we samen met Greenberry. Zij houden zich bezig met de analyse van data waardoor we de app steeds beter kunnen laten aansluiten op de behoefte van het kind. Onze database, waarin wij alle data opslaan, wordt beheerd door de Nederlandse organisatie DaVinci.

De medewerkers van deze organisaties; Robot Kittens, Greenberry, DaVinci, De Nieuwe Zaak, Agora en Amazon kunnen de gegevens zien. Dit doen zij echter alleen als dat echt nodig is, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat de app goed werkt of om de app te onderhouden. We hebben met deze bedrijven verwerkersovereenkomsten afgesloten, om er zeker van te zijn dat zij jouw gegevens alleen volgens onze instructie en volgens de wettelijke beveiligingsvereisten behandelen.

Hoe lang bewaren we de gegevens?

De beelden bewaren wij drie maanden en de chatgegevens bewaren wij zes maanden. Zo kunnen we bij eventuele klachten nagaan wat er precies is gebeurd. De overige algemene en bijzondere persoonsgegevens bewaren wij zo lang je kind of instelling een account heeft op de app.

Wanneer stoppen we met het bewaren van de gegevens?

Wij stoppen met het bewaren van de gegevens als je kind niet meer onder de doelgroep valt. Dit kan zijn wanneer je kind niet meer ziek is. Als je kind niet langer ziek is en je meldt dit bij CliniClowns, zullen wij het account ook verwijderen. Wordt dit niet gemeld, dan blijft het account bestaan en de gegevens bewaard.

Wat betekent dit voor mijn gegevens als het account wordt verwijderd?

Dit betekent dat wij alle data verwijderen die wij rondom het gebruik van de app hebben verzameld, zoals beelden, chatgegevens en clickgedrag. Persoonlijke gegevens verwijderen wij ook, mits de gebruiker niet met een andere reden in onze database staat als bijvoorbeeld donateur of bezoeker van een ander door ons gereorganiseerd evenement. In specifieke gevallen nemen wij contact op om toestemming te vragen aan de contactpersoon of ouder/verzorger om bijzondere persoonsgegevens zoals leeftijd en het niveau te mogen bewaren. Zo kunnen we je bijvoorbeeld in de toekomst informeren over andere passende activiteiten voor je kind of instelling.

Gebruiken we cookies op de app?

Wij maken geen gebruik van cookies. Cookies worden alleen op websites gebruikt.

Wie is verantwoordelijk voor de app?

Dat is Stichting CliniClowns. Als je wil weten welke gegevens wij van je hebben of je als je gegevens wil wijzigen, kun je ons een mailtje sturen, schrijven of bellen:

Stichting CliniClowns Nederland
Postbus 1565
3800 BN Amersfoort

e-mail: app@cliniclowns.nl
tel: 033-4699040

Klachten?

Vind je dat we iets niet goed doen met jouw gegevens, dan kun je bezwaar maken per mail (privacy@cliniclowns.nl). Je kunt ook dit telefoonnummer bellen: 033-4699040. Vind je dat wij je klacht niet goed hebben behandeld, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wijzigingen

Wij kunnen wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Check daarom op onze website altijd de meest recente versie.